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1. Formation académique :

• Diplôme d'études secondaires (DES) : Bien que ce ne soit pas toujours obligatoire, certains employeurs exigent au moins un diplôme d'études secondaires.

• Formation en secrétariat ou bureautique : Un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou en techniques administratives est souvent requis. Ce programme est offert dans plusieurs cégeps au Québec et prépare les candidats aux diverses tâches administratives et de gestion de bureau.

• Certifications professionnelles : Certaines certifications ou formations spécialisées peuvent être un atout, comme celles en gestion de documents, en comptabilité de base, ou en logiciels spécifiques (ex. : Microsoft Office, logiciels de gestion de bureau, etc.).

2. Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels bureautiques : Une bonne maîtrise des outils informatiques comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Suite, ainsi que des logiciels de gestion de documents et des systèmes de gestion d'entreprise est généralement requise.

• Compétences en gestion de documents : La gestion des archives, le classement, la numérisation, et l’organisation des fichiers sont des tâches fréquemment demandées.

• Saisie de données : Capacité à saisir des informations rapidement et avec précision.

• Compétences en comptabilité de base : Certaines fonctions de secrétariat peuvent exiger une connaissance de la gestion des finances de base, comme la gestion des factures ou des notes de frais.

3. Compétences linguistiques :

• Français : Une maîtrise du français à l'oral et à l'écrit est essentielle, car c'est la langue de travail au Québec. Les employeurs peuvent exiger une excellente rédaction de documents (lettres, rapports, courriels, etc.).

• Anglais : La maîtrise de l'anglais peut être un atout, particulièrement dans des environnements de travail bilingues ou internationaux. Certains postes peuvent exiger des compétences de base ou avancées en anglais pour communiquer avec des clients ou partenaires.

4. Compétences interpersonnelles et organisationnelles :

• Sens de l’organisation : La gestion de l’agenda, des rendez-vous, des courriels et des appels téléphoniques nécessite une organisation rigoureuse et une bonne gestion du temps.

• Autonomie et polyvalence : Un bon secrétaire doit être capable de travailler de manière autonome et de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en maintenant un haut niveau de qualité.

• Communication : Compétences en communication verbale et écrite pour interagir avec les différents départements, clients et fournisseurs.

• Discrétion et confidentialité : Le respect de la confidentialité des informations traitées dans le cadre des tâches administratives est essentiel.

5. Expérience professionnelle :

• Expérience antérieure : De nombreuses entreprises préfèrent les candidats ayant une expérience antérieure en secrétariat ou dans un rôle administratif similaire. Cependant, certaines opportunités peuvent être offertes aux débutants avec une formation adéquate.

• Expérience dans des secteurs spécifiques : Selon le secteur d'activité (juridique, médical, gouvernemental, etc.), une expérience spécifique peut être demandée, comme la gestion de documents juridiques ou la connaissance de terminologie médicale.

6. Qualités personnelles :

• Rigueur et attention aux détails : Les tâches administratives demandent une grande précision, notamment dans la gestion des documents ou dans la préparation des rapports.

• Proactivité et esprit d'équipe : La capacité à anticiper les besoins des gestionnaires ou des collègues et à travailler efficacement au sein d’une équipe.

7. Conditions de travail et salaire :

• Horaires : Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00, bien que des horaires flexibles puissent être possibles selon les entreprises.

• Salaire : Le salaire d'un secrétaire varie en fonction de l’expérience, des qualifications et du secteur. En 2024, le salaire moyen se situe généralement entre 17 $ à 25 $ de l'heure, bien que cela puisse varier.